Medlingscentrums tips

- Så förebygger du konflikter och ökar hälsosam effektivitet inom arbetsgruppen

Hur länge de nya förhållningssätten med distansarbete kommer att upprätthållas är en fråga som vi saknar möjlighet att påverka. Däremot har en annan fråga uppstått denna höst när vi gått in i Corona del två; Hur kan vi bibehålla motivation, prestation och teamkänsla i våra arbetsgrupper? Hur hanterar vi konflikter som uppstår. Detta är frågor som vi har all möjlighet att påverka.

Corona-ilska och ordningskonflikter

Vid distansarbete blir det också tydligt att vi har olika syn på vad som är en rimlig ambitionsnivå. När man inte längre ser vad kollegorna gör kan det leda till misstro kring om alla jobbar lika mycket som man själv gör. Man retar sig på kollegan som fixar middagsmaten på arbetstid, tar en långlunch och ”smiter” med genomskinliga ursäkter. Denna typ av ordningsregler kan skapa splittring i gruppen och leda till en “blame” kultur.

De chefer som regelbundet har gemensamma avstämningar med gruppen hanterar många situationer. Det räcker med  15 – 20 minuters morgonmöte där utrymme ges för att se över hur medarbetarna mår, skapa en känsla av kontakt, hantera situationer och ta del av vilka planer och prioriteringar det finns för dagen/veckan.

Kom ihåg att målet är att nå målen. Hur man når de kan få variera. Vi fungerar olika vid distans. Många jobbar enormt mycket. Vissa passar på att stoppa in en tvätt och gör det till en paus. Andra flexar lite med tiden. Hur man når till mål kan få variera.

Vi fungerar olika

Medan vissa medarbetare självklart strukturerar sitt eget arbete kan andra ha svårare för att leda sig själv, särskilt på distans. Detta är inget konstigt, vi fungerar helt enkelt olika.

Chefer som utövar direkt ledarskap och har koll på medarbetares arbete och förmågor förebygger mycket gnissel och skapar bättre förutsättningar. Vissa behöver helt enkelt mera struktur och avstämningar för prioriteringar.  Att bryta ner arbetet i delmål; vecko-, månads- och halvårsmål skapar också trygghet för medarbetaren gällande arbetsuppgifter likväl som att de fungerar som ett verktyg för dig som chef, ett verktyg som gör det enkelt att följa progressionen hos medarbetaren.   

Extra tydlig kommunikation  

Arbetsmiljöundersökningar från SCB visar att ungefär 30 procent svarar ja på frågan om de varit inblandade i en konflikt med kollegor eller chef.

En av orsakerna just nu beror på att distansarbete inte ger tillgång till hela kroppsspråket. Brist på öga mot öga-kontakt bjuder in till feltolkningar. Det kan bygga upp felaktiga föreställningar kring vad andra egentligen menar.

Det är viktigt att vara extra tydlig i kommunikationen. Fråga heller en gång för mycket än en gång för lite ”tolkade jag dig rätt nu?”.

När det fysiska försvunnit

Att inte längre höra sorlet från arbetskamraterna eller kunna småprata i korridoren kan minska känslan av tillhörighet. Kontakten kommer inte längre gratis och kanske drar man sig för att ringa och störa kollegan bara för att kallprata. Eller för den delen ta upp saker med sin chef.

• Inled dagen med en kort avstämning för att känna av samt skapa kontakt och trygghet i gruppen.

• Skapa en digital samlingsplats där chefen finns tillgänglig ett fast klockslag några dagar i veckan. Det blir som att ha dörren till kontoret öppen för spontana besök och frågeställningar.

• Glöm inte att fira. Det kan låta som bara något skoj men det är oerhört viktigt att fira. Gör en firarrunda som avrundning av veckan där ni i gruppen lyfter framgångar. Varje medarbetare får fira sitt eget framsteg. Det skapar gemenskap och motivation.

Prata med inte älta

Människor är olika efter en tuffare period. Vissa vill framåt direkt, andra vill älta i evigheter, de flesta mittemellan. Ha fokus mer framåt än bakåt.

Ge utrymme för alla att prata om det som varit - både för att lära men också för att kunna lägga till handlingarna. Men var uppmärksam när det går över till ältande, det vill säga när inget nytt sägs. Summera och kvittera så att alla känner sig hörda.

Att kunna göra fel

Jobba för en no-blame-kultur. Skapa en kultur som ger delaktighet, tillåter misstag och meningsskiljaktighet och där medarbetare känner att de kan framföra missnöje och oro utan att bestraffas.

Alla kan göra och säga dumma saker när pressen är hög. Skapa en accepterande atmosfär där det finns utrymmer för brist och tillkortakommande. Etisk stress blir annars lätt självplågeri. Hjälp medarbetarna att både se sin kompetens men också de gemensamma brister och begräsningar vi lever tillsammans med. Chef, föregå med gott exempel. När vi pratar om andras misstag, våga då titta på de egna också.

Utvärdera 2020

Året närmar sig sitt slut. Planera in dagar för reflektion i gruppen och mellan chefer.

Förr eller senare kommer de arbetsformer vi nu kastats in i att återgå till det NYA normala. Ställ frågan om vad denna nya situation har lett till för erfarenheter och tankar. Utvärdera och dra lärdomar. Utnyttja läget till en förbättring. Det gör organisationen starkare och ökar förtroendet för ledningen.

Ställ om i tid!

Våga återgå till det ”nya normala” när det finns utrymme för det. Det är ofta mycket lättare att skapa drastiska förändringar och extra rutiner vid kriser än vad det är att sedan avsluta dem. Informera väl och stå trygg.

Med detta i åtanke är chefens roll viktigare än någonsin för att bibehålla motivationen, skapa möjlighet för prestation samt upprätthålla en bra teamkänsla inom våra arbetsgrupper.

Vid konflikt

Först och främst är det viktigt att komma ihåg att konflikter inte är farligt, snarare tvärtom! Rätt hanterade bidrar de till lärande och utveckling för både individen och organisation. Det är när de nonchaleras som krisen uppstår. Du som är i en chefsposition; lyft blicken, spetsa öronen och hugg i. Var modig! Nyckeln är att ta tag i konflikten så tidigt som möjligt, innan den eskalerar.

Upplever du signaler eller tecken på konflikt, bjud in till att medarbetarna pratar av sig. Kanske var den dåliga stämningen på mötet ingenting eller så har man funnit ett frö som kan växa ut till en konflikt och därav viktigt att hålla uppsikt över. Här bör chefen ge sig själv tid att förstå vad konflikten beror på utan att ta ställning kring vem som har rätt eller fel. Kom ihåg att det kan vara av godo att som chef göra individuella avstämningar med berörda först innan de får tala ut med varandra. Då har du bättre koll på läget.

Med allt detta i åtanke är det bara att konstatera att chefens roll viktigare än någonsin för att bibehålla motivationen, skapa möjlighet för prestation samt upprätthålla en bra teamkänsla inom våra arbetsgrupper.

Skribent:
Tamara Maskovic Wängborg, medlare och specialist på Medlingscentrum.
Med internationell erfarenhet av att arbeta med konflikter på Balkan och i Afrika.

Förebygg konflikter i arbetsgruppen

- Praktiskt verktyg: Ny film om fysiska och digitala trafikljusmöten

Trafikljusmötet är ett verktyg som är väl uppskattat och används hos ett flertal företag, myndigheter och föreningar. Med detta i åtanke är det Inte konstigt att en av våra mest sedda videos på YouTube behandlar just detta verktyg. Eftersom vi befinner oss i en anmärkningsvärd situation där distansarbete blivit den nya normen har vi nu moderniserat denna video och utvecklat den efter dagens behov, nämligen genom att även lyfta fram tips för hur du kan genomföra trafikljusmötet digitalt!

Thomas Jordans bästa tips

- minska risken för konflikt vid distansarbete

Distansarbetet har ökat med 400%, 94% av de som kan arbeta hemma gör det (VDtidning, 2020). Men hur påverkar det samarbetet i teamet?

Medlingscentrum har bjudit in docent Thomas Jordan för ett fördjupande samtal om konfliktpotentialen vid hemarbete och vad chefen kan göra för att minska den.

Få även Thomas Jordans tre bästa tips för att säkra ett gott samarbete vid distansarbete (13 minuter in i videon).