2020 har för många varit ett utmaningarnas år! Men vilka utmaningar har just cheferna mött? 

Vi på Medlingscentrum har frågat några av våra många kontakter inom HR-branschen om vilka utmaningar de har upplevt inom ledarskap och samarbete under 2020 och vilka tips de har för att hantera dessa.

Frågorna vi ställt:

• Vilka ledarskapsutmaningar har du identifierat under 2020 kopplat till samarbeten och samverkan?

• På vilket sätt har distansarbetet påverkat samarbetet enligt dig?

• Har du egna tips eller har du tips från andra chefer kring vad som har fungerat bra för att förebygga och hantera dessa utmaningar under 2020?

Är du intresserad av respektive deltagares problembilder och svar finner du dessa i deltagarprofillistan.

Här är sex tips direkt från HR-avdelningen för att hjälpa andra verksamheter att möta 2021 på absolut bästa sätt:

De flesta av ledarskapsutmaningarna var, inte så förvånande, relaterade till distansarbete. Det absolut svåraste visade sig vara att upprätthålla goda sociala relationer, men även att säkerställa en god arbetsmiljö i hemmakontoret och att motivera medarbetarna på distans påtalades som utmaningar. En intressant observation var att man lättare hamnar i att jobba i stuprör när naturliga forum för kontakter utanför den egna gruppen saknas.

Många av de kloka tips som kom in handlar om att vårda sociala relationer, inte minst med bra digitala möten. Så här följer experternas tips, följt av Medlingscentrums extra bonus-tips längst ned!

1. Chefen behöver inte bara lära sig digitala verktyg, utan bemästra dem! 

Även konkreta metoder för att på distans jobba med medarbetarnas motivation, relationer, arbetsmiljö och resultat behövs. Så kompetensutveckling av chef är viktigt!

2. Gör bra grupp- och avdelningsmöten.

Ett digitalt möte behöver vara intressant, lagom kort och skapa delaktighet. Just delaktigheten fallerar ofta, vilket gör att digitala möten inte skapar gemenskap på samma sätt som fysiska. Här kommer sex tips för ett digitalt möte i toppklass:

• Gör en noggrann planering av mötets genomförande och förbered eventuella informationspunkter så de blir korta och koncisa. 

• Be alla ha kameran och mikrofonen på så långt det är möjligt.

• Inled mötet med en ”incheckningsrunda”, antingen i helgrupp eller i smågrupper, så kallade break-out rooms. 

• Använd gärna varierande aktiviteter verktyg i mötet. T. ex. gör en reflektionsuppgift i ”Mentimeter” eller gör en ”Poll” i Zoom. 

• Gör reflektioner i smågrupper istället för i storgrupp.

• Avsluta med en “utcheckningsrunda”.

3. En redan sammansvetsad grupp klarar förändring, t ex. övergång till distansarbete, bättre. 

Satsa alltid på att bygga en god gruppsammanhållning. Goda relationer är hårdvara i förändringstider!

4. Gör täta avstämningar både individuellt och med hela arbetsgruppen/teamet.

Var noga med att fråga hur folk mår! Tydliggör roller/arbetsuppgifter och hjälp medarbetare att behålla energin och motivationen till exempel genom att bryta ner större uppgifter och sätta dagliga mål.

5. Var en förebild när det kommer till hemmakontorets utmaningar.

Visa att du tycker det är viktigt att tex. hålla rutiner och variera arbetsställning. På det sättet inspirerar du andra!

6. Försök vara kreativ och ha kul mitt i allt! 

HR-folket rekommenderar er att testa allt från digitala kaffepauser till Corona-säkra utomhusmöten med grillning! 

Ytterligare några tips från Medlingscentrum:

Efter att vi på Medlingscentrum läst HR-chefernas svar med våra ”samarbetsglasögon” så kan vi lägga till några tips utifrån vår specifika kunskap inom just konflikthantering och samarbete:

• Ha inte avstämningsmöten varje vecka. Gör dagliga morgonmöten med gruppen! Att börja dagen med 10 - 20 minuter tillsammans ger en naturlig uppstart på arbetsdagen samtidigt som ni synliggör möjligheter till samverkan och utbyte under dagen. 

• Använd trafikljusmodellen (eller liknande digitala mötesverktyg) för att fånga och hantera tidiga signaler på saker som inte fungerar bra i arbetsmiljön. 

• Sätt tydliga spelregler för online-möten och digital kommunikation med t.ex mail, chatt, SMS, slack mm så det är tydligt för alla vad som kommuniceras var. 

• Jobba med ”mental ergonomi”. Vid distansarbete behöver alla ta mer eget ansvar för sin fokuseringsförmåga, energinivå osv. 

Läs mer om varje deltagares upplevelse av 2020

- Klicka på respektive bild för hela intervjun -