Minska missnöjet vid förändring

Under det senaste året har flertalet organisationer påtvingats förändringar av olika slag, förändringar på bara några få månader.

Att övergå helt till distansarbete, för att nämna ett exempel, är komplicerat. Hur får vi det dagliga arbetet att fortgå utifrån våra nya premisser? Hur ser vi till att samarbeten i våra projekt inte lider av detta? Och hur påverkar det vår arbetsmiljö?

Beslut om sådan förändring behöver i regel tid för att kunna genomföras bra, en lyx som vi tog för givet innan covid. Nu när vaccineringen är i full gång så ser fler arbetsgivare en kombination av distans- och kontorsarbete eller en hel återgång till det traditionella kontorsarbetet framför sig. Frågan är hur vi kan genomgå dessa förändringar med bästa förutsättningar för organisationen likväl som för de anställda?

Förändringsprocessens fyra faser

För att skapa de bästa förutsättningarna inför en förändring utgår vi från förändringsprocessens fyra faser för att illustrera händelseförloppet på en arbetsplats. Nedan har vi utgått ifrån frågan distans- eller kontorsarbete:

Efter en period där distansarbete varit norm går vi nu in i frågan huruvida vi ska återgå till kontoret, eller kombinationen distans och kontor. Detta är steg 1.

Beslut om förändring
Beslut om förändringen tas inom organisationen och reaktioner från medarbetare uppstår. Reaktionerna kan vara positiva likväl som negativa. Här är det viktigt att ledningen är tydlig med anledningen bakom den planerade förändringen och varför det är viktigt.

Lyssna in behov
I fas två har processen sats i rullning och grupperingar som bygger på irritation och osäkerhet riskerar att skapas. Medarbetare som saknat kontoret är uppfyllda av glädje medan de medarbetare som funnit distansarbetet som en frälsning för att få bättre harmoni i sin vardag känner irritation och förtvivlan. Om detta är fallet i er organisation är kommunikation a och o. Lyssna in vilka behov från medarbetarna som ni inte uppfyller och skapa en dialog kring dessa.

Ett tips är att ha veckomöten varje måndag där ni avsatt tid för att informera om beslutet och lyfta eventuella frågor från medarbetarna kring förändringen. Finns behov av individuella möten om just detta är det även viktigt att avsätta tid för det.

Vikten av “hur-frågor”
I den tredje fasen är förändringen genomförd, på pappret i alla fall. Nu handlar det om att få medarbetarna att se värdet i att fysiskt befinna sig på kontoret. Här är det även möjligt att undersöka vad som funkar och vad som kan förändras. Efter distansarbetet som nu har blivit det nya “normala” finns det en uppsjö av möjligheter för att finna nya lösningar till hur vi kan optimera blandningen av distans och fysiskt arbete. På så vis även främja möjligheten att förbättra balansen mellan arbetslivet och privatlivet.

För dig som chef är din roll viktigare än någonsin i denna fas. I denna fas möts vi av situationer där det nya inte alltid upplevs fungera. Därför är det viktigt att lyssna efter ”hur-frågorna”, frågor som bygger på viljan att hitta nya sätt att arbeta utifrån våra nya rutiner. Uppmana medarbetarna att “provtänka” och hitta lösningar tillsammans på hur ni kan arbeta. Det som en gång var det normala är inte det samme idag, det ”nya normala” ligger som sagt i att finna en balans i vardagen för sina medarbetare. Det viktiga för att förändringen ska genomföras med positiv utkomst är i grunden att ge gehör för de olika behoven som uppkommer. Med det sagt är det lika viktigt att organisationen är tydliga med varför förändringarna görs och vad som är målet med förändringen. 

En förändringsprocess är trots allt en process som vi tillsammans genomgår för att skapa bättre förutsättningar för både organisationen och medarbetaren, därav är det viktigt att vi skapar en känsla av delaktig för att förändringen ska implementeras.

Utvärdera processen
Slutligen har vi fas fyra som bygger på att utvärdera det vi gjort, kanske ett av de svåraste stegen sätt till att detta är en uppgift som allt för ofta faller mellan stolarna. Men genom att utvärdera kan vi se vad som fungerat bra och vad som fungerat mindre bra för framtida förändringsprocesser, stora som små. Ett arbete som vi kommer tacka oss själva för att vi gjorde vid nästa förändring.

Sammanfattningsvis är återgången till kontorsarbetet ett faktum, när i tiden det sker är fortfarande oklart men när det väl är dags behöver både organisationens och medarbetarens behov tas i beaktande. Var tydlig med varför organisationen har behovet av att återgå till det forna arbetssättet och vilka fördelar det har för organisationen likväl som för medarbetaren. Skapa utrymmen för frågor och delaktighet i beslutet, lyssna in eventuella behov från medarbetarna och våga prova olika varianter tills ni finner det som funkar bra för er.

En förändringsprocess är som nämnts ovan något vi gör för att förbättra arbetssituationen för samtliga parter. Lyssna in de olika behov som uppstått det senaste året och bibehåll en öppen kommunikation för att ge förändringsprocessen en värdig chans att lyckas.

Fem tips som hjälper er vid en förändringsprocess

Är ni mitt i en förändringsprocess? Nedan finner du fem konkreta tips på hur ni kan ge er själva de bästa förutsättningarna för att lyckas.

• Se till att du själv kan stå för budskapet:

  Det är viktigt att du ”äger” beslutet. Om du inte gör det kommer det att märkas i samtalet och du får svårt att genomföra samtalet på ett bra sätt. Är du osäker på de logiska skälen alternativt känner motstånd mot dem behöver du själv bearbeta situationen, exempelvis genom stöd från din chef eller personalavdelningen.

• Planera för att ha tid att samtala:

  Du kommer att behöva samtala med dem som upplever att beslutet är jobbigt ett flertal gånger. Då du vet hur de kommer att reagera behöver det finnas luft mellan de planerade samtalen. Detta är väldigt viktigt för att både förklara förändringen utifrån organisationens perspektiv, men även lyssna in medarbetarnas behov.

• Samtala med alla:

  De som ska blir starkt påverkade måste självfallet få ett personligt samtal. Men även övriga behöver få besked om hur deras egen situation kommer att utvecklas och hur situationen ser ut i sin helhet. Skapa gärna ett möte med hela arbetsgruppen för att informera om processen och ta emot frågor som uppkommer.

• Hantera känslor:

  De känslor som kommer är individens uttryckssätt. Lyssna in behoven och agera som stöd. Var dock noga med att beslutet som ligger är förhandlat och klart.

• Ha koll på medarbetarens liv:

  Lyssna in medarbetarnas behov och försök ha en insikt i hur deras liv utanför arbetet ser ut. Lyssna in hur förändringen påverkar vardagen och se över vilka interna lösningar som kan genomföras utan att ändra på beslutet om att återgå till kontorsarbetet.

Läs mer om hur du kan förändringsprocesser

Kerstin Ljungström är författare av ett flertal böcker inom konflikthantering, förändringsprocesser och svåra samtal. Hon har arbetat med relationen människa och arbetssituation sedan 1970. Sedan dess har hon både varit verksam som organisationskonsult och föreläsare.

Vill du läsa mer om Kerstin eller beställa hennes bok om förändringsprocesser
På knappen nedan finns möjlighet till att beställa böcker och läsa mer om Kerstin.