Att hantera en underpresterande medarbetare
- Artikel från Chef & Karriär, nr 4, 2019.
Att inte hantera en medarbetare som underpresterar kan få svåra konsekvenser för både arbetsgruppen likväl som för verksamheten. Vad är egentligen värt att tänka på för dig som chef om du finner dig i en situation där någon inte lever upp till de mål som ställs?
Tidningen Chef & Karriär publicerade i slutet av 2019 i nr 4 en artikel om just detta, hur kan en chef hantera situationer med medarbetare som inte presterar utefter de mål som ställs? Till sin hjälp intervjuades Marita Delvert som arbetar som konsult här på Medlingscentrum.
Att en anställd inte är på topp året runt är självfallet förståeligt. Livet kan påverka oss alla på olika sätt; Stress, dålig sömn, relationsproblem eller sjukdom bara för att nämna ett fåtal anledningar som kan påverka vår prestation på arbetsplatsen. Ibland bjuder livet på oväntade händelser som gör att vi inte orkar möta förväntningar och krav. Om du som chef märker att en medarbetare beteende förändras över tid och håller i sig bör chefen däremot kliva in. "En viktig del i detta arbete är att som chef vara rak och tydlig, att ställa frågor för att förstå om dessa brister är några som medarbetaren är medveten om", säger Marita Delvert.
Marita fortsätter och lyfter vikten av att komma underfund med varför det blivit som det blivit, och att gå in i situationen med ett öppet förhållningssätt. Öppna frågor utan anklagelser ger större chans till ett konstruktivt samtal.
I fall som medarbetaren inte är öppen för att hen underpresterat kan det vara av nytta att fokusera på resultat och statistik. Det kan vara jobbigt med en medarbetare som blir arg eller ledsen i svåra samtal som dessa men det är sällan farligt, vid behov kan man ge det tid att smälta för att sedan boka in ytterligare möte. Visa upp siffror och prata om hens resultat för att skapa en tydlig grund som ni kan arbeta vidare från för att sedan börja jobba på hur ni ska förbättra situationen, säger Marita Delvert.
Tips för chefen
Fundera över ditt bidrag till situationen. Har du tydliggjort förväntningarna på medarbetaren? Har du varit ärlig och uppriktig i dina samtal? Finns det nödvändiga resurser tillgängliga som kan vara till hjälp och vilka åtgärder har prövats tidigare? Se också över vilka prestationer som belönats över tid. Kanske har du en medarbetare som jobbar hårt men lägger energin på fel saker.
Skapa en gemensam bild tillsammans med medarbetaren. Inom vilka delar är prestationen undermålig? Finns det områden som fungerar bra, eller rentav väldigt bra, som du kan berömma? Försök att komma underfund med varför det blivit som det blivit. Saknas kompetens? Finns det problem med arbetsmiljön eller i det privata livet? Hur är hälsan? ställ frågor och var nyfiken utan att bedöma, och var försiktig med påståenden.
När ni är någorlunda överens om bilden och dagsläget, undersök hur viljan till förändring ser ut. Vilka behov behöver tillgodoses för att vilja och orka satsa? Kanske finn det en önskan om andra arbetsuppgifter, minskad arbetstid, utbildning eller omplacering? Undersök om några av önskemålen går att möta. Är det andra behov som ligger bakom så kanske företagshälsovården eller sjukvården behöver kopplas in.
Gör en handlingsplan. Lägg fasta mål och tydliga förväntningar med en bestämd tid för uppföljning. Kom överens om vilket stöd som behöv och gör klart vad som är möjligt. Sammanfatta skriftligt.
Ge återkommande positiv återkoppling. Vänta in heller med negativ återkoppling när det behövs.
Använd lönen som styrmedel. Om du som chef ger en medarbetare som underpresterar en stor del av lönepotten så är det svårt att förstå att prestationen inte är godkänd. Här krävs mod av dig som chef.
Om inga förändringar sker - trots att du och medarbetaren lagt mycket tid på att kommunicera, planera och pröva nya saker - undersök möjligheten till omplacering eller som sista utväg, utköp.
Dessa är tips som Marita Delvert delat med sig av i artikeln "Låt inte latmasken slingra sig", Chef & Karriär n4, 2019. Skriven av Lina Björk. Läs om hur du kan hjälpa