Hantera kränkande särbehandling på arbetsplatsen - en komplett guide

Kränkande särbehandling är en allvarlig utmaning som påverkar både arbetsmiljön och medarbetarnas välmående. Att förstå, förebygga och hantera dessa situationer är avgörande för att skapa en trygg och inkluderande arbetsplats. Den här artikeln går på djupet i ämnet och ger dig de verktyg och insikter du behöver för att agera på rätt sätt.

I den här artikeln kommer vi bland annat att:

• Förklara vad som menas med kränkande särbehandling och hur det skiljer sig från mobbning.

• Ge exempel på beteenden som kan räknas som kränkande särbehandling.

• Visa hur du som arbetsgivare kan arbeta förebyggande för att skapa en trygg arbetsmiljö.

• Beskriva strategier och åtgärder för att hantera anmälningar och lösa konflikter.

Oavsett om du är chef, HR eller medarbetare är detta en guide som hjälper dig att förstå och hantera kränkande särbehandling på ett professionellt och rättssäkert sätt.

Vill du lära dig ännu? Delta på vårt kostnadsfria webbinarium om kränkande särbehandling.

Vad är kränkande särbehandling?

Kränkande särbehandling handlar om handlingar riktade mot en eller flera personer som kan orsaka ohälsa eller skapa utanförskap på arbetsplatsen. Det kan röra sig om subtila beteenden som att ignorera någon vid möten, eller mer uppenbara handlingar som ryktesspridning och förlöjliganden. Enligt Arbetsmiljöverket omfattar begreppet sådant som påverkar arbetsklimatet negativt och kan leda till psykisk ohälsa för den utsatta.

Det är inte alltid lätt att avgöra var gränsen går mellan acceptabelt och oacceptabelt beteende. Därför är det viktigt att organisationer har tydliga policys som klargör vad som är tillåtet och vad som inte är det.

Skillnaden mellan kränkande särbehandling och mobbning

Kränkande särbehandling och mobbning är båda allvarliga företeelser på arbetsplatsen, men de har olika definitioner och hanteringsbehov.

Kränkande särbehandling definieras som en handling riktad mot en eller flera individer på ett sätt som kan orsaka ohälsa eller exkludera dem från arbetsgemenskapen. Det kan röra sig om enstaka incidenter, exempelvis nedsättande kommentarer eller exkludering från möten. Enligt Arbetsmiljöverket räcker det att handlingen sker vid ett tillfälle för att räknas som kränkande särbehandling, men allvarlighetsgraden kan variera.

Mobbning, å andra sidan, är systematiska och upprepade handlingar över tid. Det kännetecknas ofta av en maktobalans där den utsatta har svårt att försvara sig eller påverka situationen. Mobbning kan inkludera samma typer av handlingar som vid kränkande särbehandling, men dess långsiktiga och omfattande karaktär gör den än mer skadlig.

Varför är det viktigt att skilja på dessa?

Skillnaden mellan de två begreppen är avgörande för att förstå hur de ska hanteras.

Kränkande särbehandling kan i många fall lösas genom tidig intervention, som ett samtal mellan berörda parter eller medling. Om insatsen sätts in snabbt minskar risken för att situationen eskalerar.

Mobbning, däremot, kräver ofta mer omfattande åtgärder. Det kan handla om att genomföra en faktaundersökning, stödsamtal för de inblandade eller organisatoriska förändringar. I vissa fall kan det även bli nödvändigt att vidta arbetsrättsliga åtgärder.

Det är också viktigt att förstå att kränkande särbehandling kan vara en första varningssignal. Om det inte hanteras i tid finns risken att beteendet utvecklas till mobbning, vilket är betydligt svårare att lösa och kan få allvarliga konsekvenser för både individer och organisationen.

Exempel på skillnader i praktiken

• En enstaka nedsättande kommentar från en kollega som upplevs som kränkande kan betraktas som kränkande särbehandling.

• Upprepade negativa kommentarer kombinerat med att personen exkluderas från beslut och sociala aktiviteter kan utvecklas till mobbning.

För att hantera båda typerna av beteenden effektivt krävs medvetenhet, tydliga rutiner och en arbetskultur där oacceptabla beteenden inte tolereras.

Är du i behov av rådgivning för hur ni ska gå vidare på din arbetsplats? Vi erbjuder 30 minuters kostnadsfri rådgivning. Fyll i formuläret så återkommer en av våra erfarna konsulter till dig inom kort.

Exempel på kränkande särbehandling

 Kränkande särbehandling kan ta sig många olika uttryck och är ofta subtila beteenden som gradvis skapar en negativ arbetsmiljö. Det är inte alltid lätt att identifiera dessa handlingar, särskilt eftersom de kan variera i allvarlighetsgrad och påverka individer på olika sätt. Vad som upplevs som kränkande av en person kanske inte påverkar en annan lika starkt, men det gör det inte mindre viktigt att ta situationen på allvar.

Dessa beteenden kan vara riktade mot en enskild person eller en grupp, och de skapar ofta känslor av otrygghet, exkludering och maktlöshet. Även om handlingarna till en början kan verka obetydliga, kan de över tid få långtgående konsekvenser för den utsatta, kollegorna och organisationen i stort.

Här är några exempel på vad som kan räknas som kränkande särbehandling:

• Medveten exkludering från möten eller beslutsfattande.

• Spridning av rykten eller nedsättande kommentarer om en kollega.

• Hånfulla eller sexistiska kommentarer som skapar en känsla av obehag.

• Att ignorera en medarbetares bidrag eller insatser under arbetsmöten.

• Medveten undergrävning av en persons auktoritet eller ställning på arbetsplatsen.

Sådana beteenden påverkar inte bara den utsatta personen utan kan också bidra till en negativ spiraleffekt i arbetsgruppen, där andra medarbetare blir osäkra på sina roller och arbetsmiljön försämras.

Arbetsgivarens ansvar

Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren skyldig att förebygga och hantera kränkande särbehandling, vilket är en viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta ansvar innebär inte bara att reagera på incidenter när de uppstår, utan också att arbeta proaktivt för att minimera risken för att sådana situationer uppstår. Arbetsgivaren behöver skapa en arbetsplats med tydliga strukturer och rutiner för att hantera kränkande beteenden på ett rättvist och effektivt sätt.

En central del av detta är att kommunicera vad som är oacceptabelt beteende och se till att alla medarbetare, från ledning till anställda, är medvetna om organisationens värderingar och policys. Genom regelbunden utbildning i konflikthantering och arbetsmiljöfrågor kan chefer och medarbetare få de verktyg som krävs för att identifiera, förebygga och hantera problem tidigt.

Att skapa en kultur där respekt och inkludering genomsyrar hela organisationen är lika viktigt som att ha rutiner för att hantera akuta situationer. Arbetsgivaren bör därför arbeta aktivt för att bygga en arbetsmiljö där oacceptabla beteenden inte tolereras och där medarbetare känner sig trygga att rapportera problem utan rädsla för repressalier. Denna typ av kulturbygge stärker inte bara arbetsmiljön utan förbättrar också trivsel, engagemang och produktivitet inom organisationen.

Förebyggande åtgärder

För att minska risken för kränkande särbehandling kan arbetsgivare vidta följande åtgärder:

• Skapa en policy som klargör vilka beteenden som är oacceptabla.

• Ge medarbetare och chefer utbildning i hur man identifierar och hanterar konflikter.

• Säkerställa att det finns trygga kanaler för att rapportera kränkande beteenden.

• Genomföra regelbundna arbetsplatsundersökningar för att identifiera potentiella riskområden.

Att agera proaktivt är nyckeln till att skapa en arbetsmiljö där alla känner sig inkluderade och respekterade.

Hur hanterar man en anmälan om kränkande särbehandling?

När en anmälan om kränkande särbehandling görs är det viktigt att agera snabbt och rättssäkert. Här är en process som kan hjälpa:

1. Samla in information: Dokumentera vad som har hänt och samla in fakta från alla inblandade parter.

2. Involvera HR tidigt: HR-avdelningen bör vara en central del av processen för att säkerställa neutralitet och rättssäkerhet.

3. Bedöm situationens allvar: Avgör om en extern utredning behövs eller om problemet kan lösas internt.

4. Vidta åtgärder: Insatser kan bland annat inkludera en faktaundersökning, medling, arbetsmiljökartläggning och/eller stödsamtal.

5. Följ upp: Säkerställ att insatserna leder till förbättringar och att arbetsmiljön stabiliseras.

Att hantera en anmälan strukturerat visar att organisationen tar frågan på allvar och stärker förtroendet bland medarbetarna.

Så arbetar vi på Medlingscentrum med kränkande särbehandling

På Medlingscentrum erbjuder vi omfattande stöd för att hjälpa arbetsgivare hantera och förebygga kränkande särbehandling. Med vår expertis och erfarenhet säkerställer vi rättssäker hantering och hållbara lösningar för organisationer som vill skapa en trygg arbetsmiljö.

Faktaundersökningar

Vi använder oss av metodiken faktaundersökning för att säkerställa att alla parter får en rättvis och objektiv behandling. Genom intervjuer med berörda individer – inklusive anmälare, anklagade och vittnen – samlar vi in fakta och analyserar situationen. Våra utredare är utbildade i metoden och ser till att alla processer är konfidentiella och rättssäkra.

Faktaundersökningar ger arbetsgivaren ett sakligt underlag för att avgöra vilka åtgärder som krävs. Det kan handla om organisatoriska förändringar, individuella insatser eller disciplinära åtgärder beroende på situationens karaktär.

Medling

I många fall kan medling vara ett effektivt sätt att hantera konflikter kopplade till kränkande särbehandling. Medlingen fokuserar på att skapa dialog och förståelse mellan parterna, vilket ofta leder till en förbättrad arbetsrelation. Vi på Medlingscentrum erbjuder medling som en trygg och strukturerad process där båda parter får uttrycka sina perspektiv och hitta gemensamma lösningar.

Utbildningar och förebyggande arbete

Vi erbjuder också utbildningar för chefer och HR-personal som vill utveckla sin kompetens i att identifiera och hantera kränkande särbehandling. Våra kurser kombinerar teori och praktiska övningar för att ge deltagarna verktyg som de kan använda direkt i sitt arbete.

Förebyggande insatser är en central del av vårt arbete. Genom arbetsmiljökartläggningar, workshops och handledning hjälper vi organisationer att skapa strukturer och rutiner som minskar risken för kränkande beteenden.

Förebyggande arbete: Nyckeln till en trygg arbetsplats

En arbetsplats där kränkande särbehandling förebyggs proaktivt har inte bara större chans att behålla en trivsam och produktiv miljö, utan också att bygga en kultur av tillit och samarbete. Att arbeta förebyggande handlar om att identifiera och åtgärda potentiella risker innan de utvecklas till större problem, och om att skapa förutsättningar där varje medarbetare känner sig respekterad och inkluderad.

Här är några strategier som kan hjälpa:

• Regelbundna diskussioner om arbetsmiljö: Skapa forum, som teammöten eller workshops, där medarbetare kan diskutera arbetsklimatet och relationerna inom gruppen. Genom att öppet prata om utmaningar och förväntningar minskar risken för missförstånd och konflikter.

• Tydliga roller och ansvarsfördelning: Otydliga förväntningar skapar ofta frustration som kan leda till konflikter. Genom att klargöra varje medarbetares roll och ansvar kan ni säkerställa att alla vet vad som förväntas av dem, vilket främjar effektivitet och minskar konflikter.

• Stärk ledarskapet: Chefer spelar en central roll i att förebygga och hantera konflikter. Ge dem regelbunden utbildning i konflikthantering, kommunikation och arbetsmiljöarbete för att de ska kunna agera tidigt när problem uppstår. Ett starkt och engagerat ledarskap skapar trygghet och tydlighet för hela arbetsgruppen.

• Skapa en inkluderande kultur: Betona vikten av respekt och samarbete i hela organisationen. Genom att integrera värderingar som inkluderande beteende i policyer, rekryteringsprocesser och dagliga rutiner kan ni skapa en arbetsplats där medarbetare känner sig trygga att vara sig själva.

Förebyggande arbete handlar inte bara om att undvika problem utan också om att bygga en långsiktig grund för trivsel, engagemang och effektivitet. När medarbetare känner sig hörda, respekterade och delaktiga blir arbetsplatsen inte bara tryggare utan också mer framgångsrik. Att investera i förebyggande insatser är en investering i både medarbetarnas välmående och organisationens resultat.

Vanligt förekommande frågor om kränkande särbehandling

• Vad ska jag göra om jag blir utsatt för kränkande särbehandling?

  Dokumentera händelserna noggrant och prata med din chef eller HR-avdelning. Om det är din chef som kränker kontakta chefens chef. Ett annat alternativ är att vända dig till ett skyddsombud eller fackligt ombud om du är medlem i en facklig organisation. 

• Hur vet jag om en situation räknas som kränkande särbehandling?

  Kränkande särbehandling innebär handlingar som orsakar ohälsa eller utanförskap på arbetsplatsen. Det kan handla om nedsättande kommentarer, exkludering eller ryktesspridning. Om du är osäker prata med din chef eller HR. Är det en situation som skapar obehag är det viktigt att du lyfter situationen för att kunna skapa en förändring på arbetsplatsen. 

• Är det alltid arbetsgivarens ansvar att lösa situationen?

  Ja, arbetsgivaren har ett lagstadgat ansvar att hantera och förebygga kränkande särbehandling enligt arbetsmiljölagen. Detta inkluderar att vidta åtgärder och skapa en trygg arbetsplats.

• Hur kan vi som organisation arbeta förebyggande?

  Utbilda personal och chefer, tydliggör policys och genomför regelbundna arbetsplatsundersökningar för att upptäcka risker innan de blir problem.

• När behövs en extern utredning?

  Om situationen är komplex eller innefattar flera parter kan en extern faktaundersökning ge en objektiv bild av situationen och vägleda arbetsgivaren i vilka åtgärder som krävs.

• Kan medling hjälpa vid kränkande särbehandling?

  Ja, medling kan vara ett effektivt verktyg, särskilt vid mindre eskalerade situationer. Medlingen ger parterna möjlighet att uttrycka sina upplevelser och hitta lösningar tillsammans. Det är dock viktigt att medlingen genomförs med samtycke från båda parter, under trygga och  neutrala förhållanden med en opartisk medlare. 

Sammanfattning

Kränkande särbehandling är ett allvarligt arbetsmiljöproblem som inte bara påverkar den drabbade individen utan även arbetsklimatet, produktiviteten och organisationens rykte. Om beteenden som leder till ohälsa och utanförskap inte hanteras i tid kan konsekvenserna bli långtgående, med allt från ökad sjukfrånvaro till hög personalomsättning.

Genom att arbeta proaktivt med utbildning, tydliga rutiner och en inkluderande kultur kan arbetsgivare minska risken för att kränkande beteenden uppstår. Att investera i förebyggande insatser stärker inte bara arbetsmiljön utan också relationerna mellan medarbetarna och bidrar till organisationens långsiktiga framgång.

Medlingscentrum erbjuder stöd i hela processen, från att skapa en trygg och inkluderande arbetsplats till att hantera akuta situationer genom medling och faktaundersökningar. Vi hjälper er bygga en arbetsplats där respekt och samarbete står i centrum, och där konflikter hanteras som möjligheter till utveckling.