Effektiva möten eller enbart en massa tjafs?

Vad är det som gör att vissa kan hålla effektiva och produktiva möten på en kvart emedan andra sitter och mal samma saker om och om igen?

Några tumregler för att få möten att fungera är:

• Avsätt tid i kalendern för att planera mötet så du är väl förberedd. Att komma till ett möte där inget förberett och tid går utan något händer blir frustrerande.

• Kom i tid! Försenade möten pga. att någon/några är sena gör ingen glad. Ni börjar i tid och avslutar i tid.

• Rätt personer på mötet. Behöver alla delta på varje möte? Bäst är när endast de som berörs av mötet deltar.

• Ha ett tydligt syfte med varje möte. Är det viktiga frågor som fler behöver ta ställning till. Skicka ut en dagordning med frågorna som ska tas upp på mötet. På så sätt har alla haft möjlighet att förbereda sina svar klart innan mötet. Detta spar tid då deltagarna vet vad de vill ha fram.

• Var inte långrandig och säg inte samma sak som andra just sagt. Avbryt andra som är det. Håller er till ämnet.

• Mötena ska leda till resultat. Vem som ska hålla i vad och när ska det göras och viktigt när det ska vara klart.

• Var tydlig med vad som beslutas vid mötena. För protokoll eller göra lista. Se till att alla förstått sin uppgift. Sammanfatta vad ni har kommit överens om när ni är klara så att alla verkligen har förstått. Ha en punkt för övriga frågor på slutet.

• Avsluta med att reflektera. Vad gjorde vi bra? Vad kunde vi gjort bättre? Hur gör vi det bättre nästa gång?

Håll sedan i åtanke att allt behöver göras till ett möte. Håll nere antalet möten så att tiden räcker till för dina arbetsuppgifter.

Källa: Chef, ”så undviker du vaga möten”23 september 2013, ”18 sätt att inte döda dina möten” 14 oktober 2011