Samarbetskontrakt

Tidsåtgång: C:a 50 minuter

Syftet med ett samarbetskontrakt är att komma överens om hur ni ska agera i små situationer som kan orsaka stor irritation. Detta innebär ofta att göra uttalade spelregler av de ofta “oskriva” reglerna på jobbet. Det ger er ökad tydlighet för hur ni ska vara med varandra i olika situationer, vilket gör det enklare, trevligare och effektivare i det vardagliga arbetet.

Vissa har tidigare varit med om att de gjort spelregler som inte har fungerat. Den här gången ska det bli annorlunda. Det är mycket viktigt att samarbetskontraktet följs upp regelbundet. Det måste vara ett levande dokument, annars dör det. Om gruppen kommer överens om en spelregel som de sedan inte håller så är det ett tecken på att det inte var någon bra överenskommelse. Då kanske ni behöver ändra överenskommelsen så att alla kan hålla sig till den. Ibland är det en eller två personer i gruppen som inte följer samarbetskontraktet och då kan det vara underlag för samtal med berörda. Genom att ha ett gemensamt samarbetskontrakt så kan hela gruppen påminna varandra om vad man kommit överens om. Men om någon bryter mot kontraktet upprepade gånger behöver chef eller ledare prata om det med vederbörande, och då utifrån sina egna observationer.

Det är viktigt att nya kollegor introduceras i samarbetskontraktet. Ni kan gärna skriva ut samarbetskontraktet i ett fint designat dokument och sätta upp på gemensam plats. Samarbetskontraktet ska vara en överenskommelse inom gruppen och inte ett styrande dokument från ledningen.

Så skapar ni ett samarbetskontrakt i arbetsgruppen


Det går att jobba både online och fysiskt på plats. Jobbar ni online behöver mötesledaren förbereda genom att hitta lämpliga digitala verktyg. Är ni fler än 4-5 kan deltagarna sitta i smågrupper, annars i helgrupp. En i varje grupp antecknar. Det är inget mål att alla grupper ska få prata vid varje redovisning. Det kan ta för lång tid. Meningen är att fånga upp all information i helgrupp.

1. Välj teman

Den första uppgiften är att ta fram förslag på teman där samarbetet kan bli ännu bättre genom att sätta upp spelregler. (Exempel på teman är: möten, mail, fikarum m.m.) Låt alltså grupperna först prata om vilka teman de vill ha spelregler inom. De får prata cirka 5 minuter. Sedan får de få redovisa en grupp i taget. Mötesledaren sammanfattar och för upp de sagda temana på en tavla eller blädderblock.

Ett alternativ till ovan är att mötesledare i förväg beslutar om vilka teman som ska behandlas. På detta sätt kan ni effektivisera workshopen något. Kom dock ihåg att delaktigheten är viktig för att samarbetskontaktet ska följas framöver, så nästa steg behöver alla vara delaktiga i.

2. Diskutera spelregler

Dela ut ett tema till varje grupp. Grupperna kan även själva få välja tema om det går att göra på ett enkelt sätt. Vid helgrupp jobba med ett tema i taget. Finns det fler teman än grupper så får flera grupper prata om samma tema. Gruppernas uppgift är att komma med konkreta förslag på spelregler/överenskommelser som gör vardagen enklare i respektive tema. Detta kan ta c:a 10 minuter. Mötesledaren kan delta i en grupp, eller gå runt och lyssna på grupperna och stödja dem i samtalet.

3. Redovisa spelregler

Nu får grupperna redovisa vilka förslag på överenskommelser de har pratat om. Är det flera grupper som har pratat om samma tema kan de få redovisa varannan punkt. Det är bra att ha max 2 - 3 överenskommelser på varje tema. Mötesledaren sammanfattar förslagen och skriver dem vid varje tema på tavlan/blocket.

4. Besluta om spelregler

Det är helt okej att det kommer upp invändningar mot föreslagna spelregler. Det är meningen att man ska vara ganska överens för att det ska fungera. Någon kanske föreslår att ALLA mobiler måste vara avstängda på ALLA möten. Då kanske någon invänder att det kan hända att man har ett sjukt barn eller en viktig situation som kan behöva hanteras och då måste man ta ett samtal om det kommer. I det fallet kan ni lägga till i överenskommelsen att vid särskilda situationer kan mobilen vara på, men då ska man säga till i förväg så att alla vet vad det handlar om ifall mobilen ringer.

Ett exempel på hur ett samarbetskontrakt kan se ut:

Man upplever att det ofta är rörigt och stökigt på möten. Temat är då MÖTEN:

Överenskommelser kan då vara:

  • Alla ska göra sitt yttersta för att komma i tid, kan man inte komma i tid ska man höra av sig innan mötet.

  • Alla mobiler ska vara avstängda, om inte det finns speciella skäl.

Man upplever att viktiga mail försvinner och inte hanteras i tid. Temat är då MAIL-konversationer:

  • När du skickar ett viktigt mail, skriv “Viktigt“ först i meddelande-fältet.

  • När du får ett “Viktigt“-mail, hantera det snarast. När du läst, svara med en bekräftelse att du läst och/eller hanterat frågan.

Önskemål om en trevligare och mer personlig stämning i i teamet. Temat är då GEMENSKAP:

  • Vi säger alltid hej till varandra på morgonen.

  • Det är okej att fråga om vad som helst om man är osäker.

  • Vi har en gemensam fika i arbetslaget på fredagar kl 14. Alla försöker komma om de kan.

Om ni vill kan ni göra något formellt för att befästa överenskommelserna. Till exempel kan alla räcka upp handen och säga ja till varje spelregel, eller att man symboliskt får gå fram och underteckna dokumentet när alla spelregler har kommit upp. Designa ett dokument med samarbetskontraktet och sätt upp där alla kan se det. Ni kan också sätta upp respektive spelregel där de ska tillämpas. Till exempel i fikarummet (mycket trevligare än en “din mamma jobbar inte här!”-lapp). Om ni inte kan komma överens om en spelregel då kan ni konstatera att detta är ett starkt önskemål i gruppen men det blir då ingen regel.