Konfliktens väg till utveckling
I september 2020 deltog vår egna Laila Araya tillsammans med Helén Carlsson, organisationskonsult med 25 års erfarenhet, i en artikel för tidningen Arbetsliv.
Denna gång diskuterades frågan om vad man kan lära sig av konflikter och tips på hur du kan hantera konflikter som uppstår på arbetsplatsen. Artikeln är skriven och Katharina Hedström.
Det kan du lära dig av konflikter
Konflikter uppstår förr eller senare på de flesta arbetsplatser. De riskerar att leda till dålig stämning, prestationsförsämring och i värsta fall psykisk ohälsa. Men rätt hanterat kan de i stället utveckla både individ och organisation.
Ett irriterat mejl efter teammötet, en kollega som sitter kvar vid sitt skrivbord under fikapausen eller går förbi utan att säga hej på morgonen. Få arbetsplatser är förskonade från konflikter och tidiga signaler på att något inte står rätt till är ofta subtila. Att uppmärksamma och ta tag i konflikter i ett tidigt skede är grunden i en god konflikthantering, och ofta avgörande för vilka konsekvenser konflikten får. Det menar Laila Araya, expert på konflikthantering och medgrundare till Medlingscentrum.
– Allvarliga konflikter tar massor av energi och vanliga konsekvenser är att prestationen minskar och ohälsa kan uppstå hos medarbetarna. Det orsakar både personligt lidande och riskerar att bli en hög kostnad för arbetsgivaren om det går så långt att en medarbetare blir sjukskriven. Rätt hanterat kan i stället en konflikt utveckla både relationer och organisationer. En nyckel till en god konflikthantering är att ta tag i konflikten så tidigt som möjligt, innan den eskalerar, säger hon.
Enligt statistik från SCB uppger omkring 30 procent av alla anställda att de har haft en konflikt med en chef eller en medarbetare det senaste året. Konflikter kan orsakas av allt från bristande personkemi, hög arbetsbelastning eller brister i kommunikationen. Men enligt Laila Araya har konflikter förvånansvärt ofta också sin botten i organisatoriska faktorer, som otydligheter i mål, roller och ansvarsfördelning. – Konflikten får ofta sitt uttryck i hur man beter sig mot varandra på arbetsplatsen men många gånger finns det saker under ytan som man behöver hantera, säger Laila Araya.
En konflikt mellan kollegor kan sätta ljuset på brister i organisationen och, rätt hanterat, leda till att strukturer och rutiner på arbetsplatsen kan utvecklas och förbättras. Konflikter som däremot sopas under mattan riskerar att eskalera och leda till stor negativ påverkan på hela arbetsplatsen. Det finns alltså all anledning att uppmärksamma och ta tag i konflikter i tid. Men hur gör man det? En bra grund är att ha en öppen kommunikation och en god samarbetskultur på arbetsplatsen, det ökar chansen att konflikter löses mellan medarbetare innan de går för långt. Som chef är det ändå viktigt att vara uppmärksam på tidiga signaler på skav mellan kollegor, och våga fråga om allt står rätt till. Det säger Helén Carlsson, expert på arbetsplatskonflikter.
– Det kan räcka med en enkel fråga ”vad var det som hände mellan dig och din kollega under det där mötet?”, säger hon.
Ligger det mer bakom den där irriterade kommentaren kan man behöva gå vidare och boka in samtal med de inblandade, först individuellt, sedan tillsammans. För det som kanske började som en lätt irritation riskerar att eskalera i en konflikt som kan dra in en hel arbetsgrupp, varnar Helén Carlsson.
– En konflikt som eskalerar leder ofta till att kollegorna runt omkring blir involverade, många känner att de behöver ta ställning, säger hon.
I en konflikt mellan medarbetare kan chefen behöva inta rollen som medlare. Det handlar i grunden om att försöka förstå vad konflikten beror på, utan att fastna i ett rätt- eller fel tänkande.
– Ett medlande samtal handlar om att reparera en relation och hjälpa parterna att träffa en överenskommelse om hur man vill ha det framöver, så chefen ska vara opartisk, säger Laila Araya och fortsätter:
– Det kan vara klokt att sätta ord på detta under mötet: varför är vi här? Vad är syftet med mötet? Vilken är min roll som chef?
Helén Carlsson uppmuntrar till att fokusera på vilka behov och önskemål de inblandade parterna har och hur dessa kan mötas, snarare än vem som har gjort fel.
– Det kan vara svårt att själv se vilka ens egna behov och önskemål är. Man vill hellre prata om vad den andra har gjort eller gör för fel. Som chef måste du också se till att konflikten inte blossar upp igen så överenskommelsen ska alltid följas upp, säger hon.
Att hantera konflikter kräver ofta både kunskap, erfarenheter och ett visst mod. Men det finns hjälp att få.
– Det finns en massa bra verktyg och tips på hur man kan hantera konflikter, och mycket kunskap ute i arbetslivet. Tveka inte att ta hjälp av till exempel personalavdelningen, en ledarskapscoach eller företagshälsovården. Om man som chef själv är en del av konflikten är det extra viktigt att ta hjälp av någon utomstående, säger Helén Carlsson.
Helén Carlsson, organisationskonsult
& Laila Araya, delägare Medlingscentrum.
Experternas tips:
- Så gör du för att hantera konflikter på arbetsplatsen
Var uppmärksam på skav mellan medarbetare och tveka inte att fråga om någonting inte står rätt till.
Ta tag i konflikter i ett tidigt skede. Prata med de inblandade, först en och en och sedan tillsammans.
Var tydlig med syftet med samtalet och vilken roll du har som chef (opartisk).
Försök få de inblandade att förstå vilka önskemål och behov de har som lett till att konflikten har uppstått, i stället för att fokusera på vad den andra parten har gjort för fel.
Många konflikter bottnar i organisatoriska faktorer, se konflikten som en möjlighet att ta reda på vad som fungerar bra på arbetsplatsen – och vad som kan förbättras.
Träffa en överenskommelse om hur medarbetarna vill ha det framöver – och boka in en tid för uppföljning.
Om konflikten är svårlöst – ta hjälp av någon som står längre ifrån konflikten. Det kan vara hr, skyddsombudet, företagshälsovården eller en professionell medlare.
Skribent:
Katharina Hedström, Prevent/Arbetsliv. Nr 4. 2020. s. 28 - 29.
www.prevent.se/arbetsliv