Så går en arbetsmiljökartläggning till – och därför är den avgörande för er långsiktiga arbetsmiljö
En fungerande arbetsmiljö är grunden för både trivsel och resultat. När samarbetet i en grupp börjar hacka, kommunikationen blir otydlig eller missnöjet får fäste riskerar hela verksamheten att påverkas. I många fall kan problemen vara svåra att greppa – något skaver men det är oklart vad som behöver förändras. Då är en arbetsmiljökartläggning ett smart sätt att få syn på mönster och utmaningar, och samtidigt skapa en gemensam förståelse för hur arbetsgruppen kan komma vidare.
I den här artikeln går vi igenom vad en arbetsmiljökartläggning innebär, när den behövs och hur den genomförs. Ni får också konkreta exempel på vad kartläggningen kan leda till och hur ni kan använda resultaten för att skapa en bättre arbetsmiljö.
Därför gör en arbetsmiljökartläggning skillnad
En välfungerande arbetsmiljö är grunden för trivsel, produktivitet och långsiktig framgång. Men när samarbeten skaver, kommunikationen brister, resultaten påverkas eller missnöjet sprider sig kan det även tillslut vara svårt att fullt ut förstå var problemen egentligen bottnar. Utan en tydlig bild av situationen är det svårt att veta vad som behöver förändras och vilka insatser som ger verklig förändring.
Här kommer en arbetsmiljökartläggning in i bilden. Den hjälper er att få syn på mönster, identifiera utmaningar och skapa en gemensam förståelse för hur ni kan gå vidare. Den är ett kraftfullt verktyg för både att lösa befintliga problem och att förebygga framtida svårigheter.
En kartläggning görs också för att chefer och ledning ska få grepp om situationen i sin helhet – man behöver en tydlig karta. Endast med en helhetsbild kan man som arbetsgivare fatta kloka beslut och rikta insatserna så att de faktiskt skapar förändring och hållbarhet framåt.
Första hjälpen vid konflikt
Är du osäker på om du är i en situation där det behövs en arbetsmiljökartläggning? Fyll i formuläret via knappen nedan så kontaktar vi dig för en 30 minuters kostnadsfri rådgivning.
Syftet med en kartläggning
Kort sagt handlar det om att ta reda på hur arbetsmiljön och arbetsprocesser fungerar i praktiken. Kartläggningen ger insikter om hur medarbetarna upplever sin arbetssituation, relationerna till kollegor och chefer, strukturfrågornas tydlighet samt vilka faktorer som påverkar samarbetet – både positivt och negativt.
Förutom att identifiera problem hjälper den också till att lyfta fram styrkor i gruppen. På så sätt kan ni bygga vidare på det som fungerar bra och skapa en mer hållbar och trivsam arbetsplats.
På Medlingscentrum har vi lång erfarenhet av att stötta arbetsgrupper som fastnat – i samarbetsproblem eller i mönster som aldrig riktigt lossnar. Vi ser inte bara det som märks på ytan – som spänningar, tystnad eller otydlig kommunikation – utan också det som skaver under, exempelvis oklara roller, osäkerhet kring mandat eller ett ledarskap som tappat fästet.
Vi vet också hur viktigt det är att bryta grupptalan i mer komplexa lägen. När vissa röster tar stort utrymme riskerar nyanser och viktiga perspektiv att gå förlorade. Med en kartläggande insats ges varje medarbetare möjlighet att i enskilda samtal bli lyssnad till av en opartisk konsult. Det skapar inte bara en mer rättvisande bild av situationen, utan bidrar också till att varje individ får ta ansvar för sitt perspektiv. Och först då kan gruppen gå vidare, på riktigt.
När är det dags att kartlägga arbetsmiljön?
Detta kan vara situationer där en arbetsmiljökartläggning kan vara aktuell:
Medarbetarundersökningar visar oroande resultat kring trivsel, trygghet eller ledarskap. Frågan är vad dessa resultat egentligen står för.
En omorganisation/förändring har inte fått fäste och skapat missnöjen som är svåra att komma åt och vända.
Samarbetssvårigheter har eskalerat till större motsättningar som påverkar hela gruppen.
Gruppen underpresterar och det finns en känsla av missnöje utan en tydlig orsak.
Gamla konflikter lever kvar och fortsätter påverka arbetsklimatet. Surdegen behöver hanteras!
Otydlighet och/eller brister kring ledarskapet, eller att informella ledare tar över på bekostnad av strukturen.
En eller flera personer har oproportionerligt stor påverkan på gruppens dynamik.
Oavsett om ni befinner er i en akut situation eller vill arbeta proaktivt kan en kartläggning ge er värdefulla insikter och en tydlig väg framåt.
Så går processen till
Ingen arbetsgrupp är den andra lik, och vi anpassar alltid upplägget efter era behov. Samtidigt följer vi en beprövad process som säkerställer att arbetet blir metodiskt och effektivt. Målet är att skapa en trygg process där alla inblandade känner sig lyssnade på och delaktiga.
Så här kan en arbetsmiljökartläggning gå till:
Kostnadsfri rådgivning
Vi börjar med ett kort samtal där vi lyssnar på er situation och ger en första bedömning av läget.
Inledande möte med uppdragsgivaren
Vi träffar ansvarig chef eller ledningsrepresentant för att få en första bild av situationen och planera upplägget.
Startmöte med arbetsgruppen
Syftet är att skapa transparens, bygga förtroende och förbereda gruppen inför kartläggningen. Syftet med insatsen uttalas, konsulten presenterar sig och arbetsprocessen blir klarlagd.
Individuella samtal
Vi genomför enskilda intervjuer med medarbetarna för att fånga in olika perspektiv och erfarenheter av situationen.
Analys och rekommendationer
Vi sammanställer en nulägesbild och tar fram konkreta rekommendationer på åtgärder – på individ-, grupp, ledarskap- och organisationsnivå.
Återkoppling till ledningen
Vi presenterar våra slutsatser och diskuterar lämpliga insatser och nästa steg.
Återkoppling till arbetsgruppen
Vi delar en sammanfattad bild av nuläget. Uppdragsgivaren responderar och framför belsut/tankar kring det fortsatta arbetet framåt.
Genom den här strukturerade processen får ni en tydlig plan för hur ni kan arbeta vidare – med både ledning och medarbetare involverade i förändringsarbetet.
Vad händer efter kartläggningen?
En kartläggning är ofta en startpunkt för ett mer långsiktigt förbättringsarbete. Den kartläggande insatsen skapar det momentum som behövs för arbetsgruppen att ta kliv in i handlingsplanen. Att alla opartiskt blir sedda och hörda i en kartläggande process spelar stor roll för viljan att delta framåt. Vi finns kvar i nästa fas om och så länge det är konstruktivt, och hjälper er att genomföra de insatser som behövs för att skapa verklig förändring.
Exempel på insatser efter en kartläggning:
Strukturella förändringar som skapar tydlighet och bättre förutsättningar för hållbara samarbeten och arbetsprocesser.
Medling mellan personer som har svårt att samarbeta.
Stöd till chefer i att hantera utmaningar i sitt ledarskap.
Grupputveckling och teambuilding för att stärka trygghet och gemensamma mål.
Individuella samtal för medarbetare som behöver extra stöd, eller som behöver hanteras som ett personalärende.
Därför gör en kartläggning skillnad
Det som gör en arbetsmiljökartläggning så värdefull är att den skapar en gemensam förståelse för nuläget. Istället för att fastna i gissningar och antaganden får ni fakta att arbeta vidare med. Det ger en stabil grund för att fatta kloka beslut framåt – både på kort och lång sikt.
Genom att identifiera orsakerna bakom problemen kan ni hitta lösningar som håller över tid. Resultatet? En mer hållbar och trivsam arbetsplats där både individer och grupper kan utvecklas och prestera sitt bästa.
Läs mer om Medlingscentrums tjänster inom arbetsmiljökartläggning.