Råd för lyckad konflikthantering

Slitningar. Osämja. Konflikter. De flesta håller nog med om att sådant tar energi och känns olustigt. Det är dock inget skäl att sopa saker under mattan – vi borde i stället bli modigare när det gäller konflikter på jobbet. Det menar konflikthanteringsexperten Tamara Mašković Wängborg.

Tamara Mašković Wängborg lanserade nyligen boken När samarbetet skaver: En ledares handbok i att förstå, förebygga och hantera konflikter (Liber, 2023). Boken är ett svar på många av de utmaningar som chefer och HR möter i vardagen och som Tamara Mašković Wängborg tar del av i sin roll som konflikthanterare på Medlingscentrum.
– Det finns ett märkligt antagande om att ledare bara genom sin titel kan bygga samarbeten och förebygga och hantera konflikter. Men det är ju inget man bara kan, utan något man behöver tränas i. Det finns många bra och gedigna böcker på området, men jag ville skriva en bok som chefer, ledare och HR lätt kan ta till sig.

Tamara Mašković Wängborg vill gärna skifta perspektiv kring konflikter på jobbet.
– För mig är konflikter en guldgruva. Vi vill ju ha arbetsplatser där människors olikheter blir tillgångar: Våra olika sätt att tänka, olika perspektiv och erfarenheter är ett syre i en verksamhet – och konflikter kommer ofta ur engagemang.

Hon menar alltså att konflikter, givet att de hanteras rätt, har potential att få både människor och verksamheter att växa.
– Den konstruktiva konflikten är viktig för innovation! Men utan förebyggande arbete och hantering så påverkar konflikter arbetsmiljön och hälsan väldigt negativt.

Skapa en handlingsplan för konflikthantering

För att förbättra utfallet av konflikter råder Tamara Mašković Wängborg att skapa en policy och rutin för konflikthantering, så att chefer vet vad de ska göra när konflikter uppstår. Hon menar att det är en fråga om när, inte om.
– Gör man inte det så kommer det vara upp till chefen när det väl händer. Om man tillåter skillnader i hur konflikter hanteras i organisationen så kan man inte tillgodose kvaliteten på konflikthanteringen, säger hon.

Tydlighet är konfliktförebyggande

Förutom handlingsplaner så är tydlighet i ansvar, roller, gränsdragningar, struktur, mål och prioriteringar ytterligare konfliktförebyggande faktorer.
– Det är problematiskt med otydlighet. Var har vi varandra? Varför får inte jag den här informationen? Vem ska fatta besluten? Sådant kan leda till att man ger sig på varandra till slut, därför att man inte uppfattar att det är bristen på struktur och tydlighet som skapar de här frågorna i organisationen.

När sakfrågor lämnas obesvarade kan det utmynna i personkonflikter – och när besvärande beteenden inte hanteras direkt kan det bli en grogrund för ännu värre konflikter.
– När jag som konflikthanterare går in och försöker förstå vad som hänt bakåt i tiden upptäcker jag också ofta att det saknas spelregler, fortsätter Tamara Mašković Wängborg.

I det konfliktförebyggande arbetet är det klokt att på förhand komma överens i arbetslaget om hur samarbetet ska se ut. Prata om vad ni vill ska gälla och om oskrivna regler. Hur använder vi mejlen och mobilen på jobbet? Hur tar vi hand om fikarummet?

Ledare behöver signalspana

Signalspaning är en annan viktig aktivitet. Här räcker det inte med att chefen säger ”min dörr är alltid öppen”. Chefen måste i stället vara närvarande bland medarbetarna och fånga in både det sagda och det osagda.
– Det är viktigt att alla känner sig involverade i, och ansvariga för, arbetsmiljön. Se till att odla en kultur av medarbetaransvar. Det betyder att man som medarbetare kan och vill dela med sig av sådant som inte fungerar.

Chefer behöver förstå att det är en del av chefsansvaret att arbeta med gruppen och dess medarbetare, att smörja samarbetena och se till att processerna fungerar. Tamara Mašković Wängborg avslutar:
– Det är en stor del av ledarskapet. Har man inte intresse för människor kan man låta bli att vara chef.

Tamara Mašković Wängborgs konflikhanteringsråd:

• Städa i organisationen: gör upp med otydliga strukturer, rutiner och ansvarsområden.

• Ta gemensamt fram spelregler för ert arbetslag.

• Ta fram en handlingsplan för den dagen en konflikt uppstår.

• Om en konflikt uppstår: samla inte hela gruppen för att reda ut saken. Som chef gör du bättre i att undvika förutfattade meningar och lyssna in var och ens perspektiv först, så att du kan bilda dig en uppfattning om saken. Rita kartan innan du springer.

• Som chef, lär dig konsten att medla i konflikter. Det kommer göra dig till en bättre chef när du kan vägleda medarbetare tillbaka till ett gott samarbete.

• Stå inte ensam i konflikthantering, du kommer behöva handledning och stöttning. Kroka arm med HR eller andra chefer och ta in extern hjälp om det behövs. Risken är annars att konflikten blir kostsam i tid, prestationer och sämre hälsa.

Skribent:
Jennie Jensen, qurant.se