Feedback – ska det vara så svårt?
Som chef är det din uppgift att ge dina medarbetare löpande återkoppling som en del av det goda ledarskapet. Rätt använt kan feedback bidra till att skapa de bästa förutsättningarna för att medarbetare ska komma till sin rätt och utvecklas. Ändå visar en majoritet av den forskning som bedrivits på området att det inte är så enkelt som det ser ut.
Flera studier visar att chefer återkopplar mycket mindre än vad de själva tror. Enligt en undersökning uppger svenska chefer att de lägger cirka 40 % av sin tid på feedback, när det i själva verket rör sig om så lite som 0–2 % (Ennova, 2015).
Vad är det som gör feedback så svårt och vilka förmågor behöver du som chef utveckla för att skapa en hälsosam feedbackkultur?
Hur tar vi emot feedback
Inom den neurovetenskapliga forskningen har man identifierat att hjärnan reagerar lika starkt på socialt som fysiskt obehag, även på situationer som upplevs som hotfulla inom dessa områden . Detta innebär att om vi upplever feedback som ett hot mot vår sociala trygghet kan vår hjärna reagera på feedback på samma sätt som om vi står inför en vrålande björn (Lieberman, 2013). Detta kan då resultera i att vi exempelvis sluter oss och inte tar in information, vi vänder ryggen och går därifrån eller så uppvisar vi starkt motstånd och vrålar tillbaka. Och vem vill ha en vrålande björn på sin arbetsplats?
Prata först om det som fungerar
För att skapa en kultur där feedback inte upplevs som ett hot behöver vi bli bättre på att först prata om det som fungerar. Forskning visar att en bra balans i relationen mellan ”positiv” och ”utvecklande” feedback är 80–20 där 80 % består av positiv och uppskattande feedback och 20% i utvecklande feedback (Folkman & Zenger, 2013). Det är alltså viktigt att lyfta fram det medarbetaren är bra på i stället för att bara analysera misstag i minsta detalj. Genom detta skapar vi social trygghet i gruppen och kan då även lyfta utvecklingsområden utan att det uppfattas som ett angrepp.
Tänk på att leva som du lär
Som i allt gott ledarskap är en nyckel att leva som man lär. Om vi vill skapa en kultur där feedback ses som en självklar del och ett välkommet inslag i arbetsvardagen behöver du som chef visa vägen. Ett sätt att göra detta är att tydliggöra vad det är vi vill ha feedback på. Efterfrågad feedback är mycket effektivare än feedback vi bara ger och får. Därför är det oerhört värdefullt om vi ber om feedback och då är tydliga med VAD det är vi vill ha feedback på.
Så fråga gärna dina medarbetare vad de vill ha feedback på och uttryck vilken feedback du själv vill ha. På detta sätt banar du vägen för fler hälsosamma återkopplingar i teamet.
Träna dig själv och andra att ta emot feedback
På samma sätt som du behöver träna dig själv och ditt team på att ge feedback så behöver alla parallellt tränas i att ta emot feedback. Det är inte en garanti att den som framför en återkoppling gör det på ett bra sätt men du kan alltid välja hur du vill ta emot den och använda informationen på ett konstruktivt sätt. Vi kan inte utvecklas och bli riktigt duktiga på något om vi inte får återkoppling så var närvarande och undvik att gå in i försvar. Var nyfiken, ställ frågor och försök förstå den andra personens perspektiv. Om du känner dig överrumplad och behöver en paus, var inte rädd för att be om det.
-
När den är efterfrågad
När den utgår från observerat beteende
När den kopplas till behov hos givaren (på arbetsplatsen och i teamet)
När den är konkret och specifik
-
När den är oönskad
När den utgår från tolkningar och värderingar
När den kopplas till givarens åsikter kring rätt/fel, bra/dåligt
När den är luddig och otydlig
Har ni en levande feedbackkultur?
Kom ihåg att utan feedback utvecklas vi inte som individer, team eller organisationer. Har ni en levande och stödjande feedbackkultur på er arbetsplats? Vad vill du ge feedback på och vad känner du att du själv vill få feedback kring?
Hjälp med att komma igång med feedback
Vi på Medlingscentrum erbjuder utbildningar för både chefer och medarbetare där ni får konkreta verktyg och viktiga nycklar i arbetet med att bygga en hållbar feedbackkultur. Hör gärna av dig om du vill höra mer om vårt utbildningsupplägg och hur vi kan hjälpa er bygga en god feedbackkultur.
Fyll i formuläret på knappen nedan eller kontakta Annika Thomsson på 0707 - 43 49 99.